De BVBA Verma Natuur, met maatschappelijke zetel te Mortsel , België in de Belgische Kruispuntbank der Ondernemingen ingeschreven onder het nummer BE0881893019 , is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van de handelsactiviteiten van de vennootschap.

De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt met toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Europese verordening 2016/679 betreffende de bescherming van persoonsgegevens, hierna: “AVG”), alsook de wetgeving betreffende elektronische communicatie en andere toepasselijke wettelijke bepalingen.

Deze Privacyverklaring bevat essentiële informatie over hoe Verma Natuur uw persoonsgegevens verzamelt en gebruikt en met welk doel, evenals de rechten waarover betrokkenen beschikken inzake de verwerking van persoonsgegevens.

1. Welke persoonsgegevens?

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van natuurlijke personen, met name gegevens die toelaten iemand rechtstreeks of onrechtstreeks te kunnen identificeren. Conform de AVG geven we hierbij aan welke persoonsgegevens voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond deze gegevens zullen worden verwerkt.

De juridische grondslag waarop Verma Natuur zich beroept is telkenmale aangegeven bij de verwerking. Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken (cf. bestelling afhandelen en leveren/wederzijdse verbintenissen met leverancier opvolgen en naleven) dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting, die zich situeren in het boekhoudkundig- fiscaal contentieux. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden voortgezet.

Klantenbeheer (contractuele noodzaak teneinde bestellingen te kunnen verwerken en leveren) (wettelijke verplichting inzake boekhouding en fiscale verplichtingen)

• Identificatie- en contactgegevens (naam, adres, telefoon, email)
• Financiële gegevens en bijzonderheden (rekeningnummer, KBO-nummer,…)
• Overzicht van eerdere bestellingen

Leveranciersbeheer (contractuele noodzaak) (wettelijke verplichting)

• Identificatiegegevens van leverancier, desgevallend aantal van de werknemers
• Financiële gegevens (betalingsgegevens, BTW-nummer)

Direct marketing (gerechtvaardigd belang/toestemming)[1]

• Identificatiegegevens (naam, email)

Gevoelige persoonsgegevens in de zin van de AVG worden bij deze basisverwerkingen niet verwerkt. Wel wordt u de mogelijkheid gebonden op de website specifieke klachten te omschrijven om een gericht advies te krijgen. Overige vragen via email, brief of telefoon kunnen ook inhoudelijk worden verwerkt. Deze gegevens kunnen mogelijk gegevens inzake uw gezondheidstoestand bevatten en vallen dus wel onder artikel 9 AVG. De verwerking gebeurt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9.2 AVG). Wij gebruiken deze gegevens enkel om zo goed mogelijk te kunnen reageren op je vraag of klacht.

U kan uw toestemming ook steeds intrekken. Let er wel voor op dat deze intrekking geen gevolgen heeft voor reeds eerder verwerkte persoonsgegevens, enkel voor toekomstige verwerkingen.

2. Hoe worden u gegevens verwerkt?

Verma Natuur verbindt zich er toe alle redelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen uw persoonsgegevens veilig te bewaren en conform de AVG te verwerken.

Verma Natuur streeft er naar niet meer gegevens te verwerken dan proportioneel nodig is voor de doeleinden te bewerkstelligen. De bewaartermijn van de verwerkte persoonsgegevens is beperkt tot:

• Klanten-en leveranciersbeheer, inclusief direct marketing: 5 jaar na het einde van de overeenkomst (dus laatste bestelling)leveranciersbeheer
• De naleving van onze wettelijke verplichtingen: bewaring conform de wettelijke bewaartermijn.

In principe deelt Verma Natuur uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij deze overdracht noodzakelijk is voor de uitvoering van de klantovereenkomst (bijv. met leveranciers, bezorgdiensten) of voor de wettelijke verplichtingen van Verma Natuur (fiscaal, boekhoudkundig – bijv. met de boekhouder en fiscale administraties). Deze overdacht blijft strikt beperkt tot de gegevens die deze derden nodig hebben voor hun respectievelijke opdrachten.

Voor de organisatie van onze ICT-diensten (websitebeheer, webshop, klanten- en leverancierdatabase, mailing, bestellingen verwerken) doen we een beroep op externe verwerkers. De data worden binnen de Europese Economische Ruimte bewaard, conform de AVG. Enkel voor wat de mailing betreft, wordt een Amerikaans bedrijf ingeschakeld, doch gebruik makend van hun Europese server. Verma Natuur treft alle redelijke maatregelen om er voor te zorgen dat de verwerkers de persoonsgegevens op veilige en AVG-conforme wijze hanteren en deze na beëindiging van de verwerkersovereenkomst terug aan Verma Natuur overmaken of desgevallend verwijderen.

3. Uw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage en verbetering
  Je hebt het recht om op elk moment kosteloos kennis te nemen van uw persoonsgegevens en een kopie op te vragen van de verwerkte persoonsgegevens. Stelt u vast dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om ons te vragen deze te corrigeren of aan te vullen.
• Recht op gegevenswissing
  In bepaalde gevallen (zie artikel 17 AVG) heb je het recht te verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. We zullen jouw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging wissen indien we geen wettelijke reden of gerechtvaardigde grond hebben om door te gaan met de verwerking ervan.
• Recht op beperking van de verwerking
  In bepaalde gevallen (zie artikel 18 AVG) heeft u het recht te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken. Dit betekent dat we de gegevens wel mogen bewaren, maar niet verder mogen verwerken, tenzij u hiervoor alsnog toestemming geeft, als dit nodig is in een gerechtelijke procedure of ter bescherming van de rechten van andere personen.
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens
  Voor wat betreft de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt op basis van toestemming of in het kader van de uitvoering van een overeenkomst, kan u vragen dat Verma Natuur u de digitaal verwerkte gegevens overmaakt. Verma Natuur zal uw persoonsgegevens in een gestructureerd en raadpleegbaar formaat overmaken aan uzelf.
• Recht van bezwaar
  U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking gebeurt op grond van het gerechtvaardigd belang van Verma Natuur, cf. direct marketing. Wij zullen de verwerking stopzetten, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking of voor de uitoefening van rechtsvorderingen.

U kan deze rechten uitoefenen door verzending van een e-mail aan email@vermanatuur.be of per brief naar Statielei 5, 2640 Mortsel.

Wanneer we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, kunnen we u om bijkomend bewijs van uw identiteit vragen.

Indien u van mening bent dat Verma Natuur persoonsgegevens niet rechtmatig en volgens de wettelijke vereisten verwerkt, heeft u het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Belgische gegevensbeschermingsautoriteit https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

Alvorens klacht in te dienen, moedigen wij u wel aan om contact met ons op te nemen om een snelle oplossing voor uw klacht te kunnen vinden.

Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen Wij u hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.

[1] Mogelijk zenden wij in de toekomst een nieuwsbrief uit met interessante nieuwe producten of aanbiedingen. De nieuwsbrief zal via mail worden verstuurd aan de personen die zich hiervoor aanmelden op de website. Dit is een algemene nieuwsbrief en dus geen nieuwsbrief “op maat” op basis van de eerdere bestellingen en/of websitebezoeken (cookies) van de klant. We gronden ons hiervoor op het gerechtvaardigd belang. Indien u deze nieuwsbrief evenwel niet verder wenst te ontvangen, kan u ons hiervan in kennis stellen via mail (email@vermanatuur.be) en zullen wij u uit de mailinglijst verwijderen. Voor het verzenden van de nieuwsbrief maken we gebruik van een externe dienstverlener, die in elk geval verplicht wordt om jouw persoonsgegevens te behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wij geven deze externe dienstverlener in geen geval de toestemming om jouw persoonsgegevens te gebruiken of bekend te maken tenzij dit strikt noodzakelijk is om de diensten onder ons toezicht te verrichten, of om in overeenstemming te zijn met toepasselijke wetgeving.